Blog – (T)Huiswerk

Niet eerder werkten zoveel mensen thuis als in 2020. Het grootste thuiswerkexperiment in de geschiedenis kent voorlopig ook geen einddatum. Hierdoor zul je als werkgever structureel aandacht moeten besteden aan de thuiswerkplek. In deze blog lees je hoe je dit doet.

De risico’s
Naast dat thuiswerken heel prettig kan zijn, brengt dit ook risico’s met zich mee. Werknemers kunnen last krijgen van fysieke klachten, zoals nek- en rugpijn als gevolg van een verkeerde houding. Die stoel aan de keukentafel zit toch net even anders dan die bureaustoel op kantoor. Daarnaast ligt mentale uitputting op de loer, omdat de grens tussen werk en privé vervaagt. Ook zijn werknemers geneigd om thuis langer door te werken dan goed voor ze is en ontbreekt sociaal contact. Hoe kun je deze risico’s ondervangen en wie is verantwoordelijk?
Aansprakelijkheid werkgever

De werkgever is op grond van de wet verantwoordelijk voor de inrichting van de werkplek en materialen waarmee hij arbeid laat verrichten (art. 7:658 BW). Dit geldt niet alleen voor het werken op kantoor. Ook thuiswerkers vallen onder deze zorgplicht. De werkgever is eveneens aansprakelijk voor de schade die de werknemer eventueel lijdt in de uitoefening van zijn werk, als deze schade het gevolg is van de werkzaamheden. Hierbij gaat het zowel om schade als gevolg van fysieke als psychische klachten. De werkgever kan slechts ontsnappen aan aansprakelijkheid als hij kan aantonen dat hij zijn verplichtingen is nagekomen of dat de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de werknemer. Van dit laatste is in de praktijk bijna nooit sprake.
Zorgplicht werkgever

De werkgever zal dus in ieder geval aan zijn zorgplicht moeten voldoen. Hier vallen onder meer de verplichtingen onder die hij heeft op grond van de Arbowetgeving. Op grond van deze wetgeving moet de thuiswerkplek volgens ergonomische beginselen worden ingericht, tenzij dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden verwacht, bijvoorbeeld omdat het economisch niet verantwoord is. Hierbij kun je denken aan het verstrekken van een laptophouder, een los toetsenbord of een bureaustoel.

De werkgever is op grond van de Arbowetgeving ook verantwoordelijk voor het maken van een inventarisatie en evaluatie van risico’s en het geven van voorlichting over arbeidsrisico’s en maatregelen om deze risico’s te beperken. De werkgever kan ervoor kiezen om de thuiswerkplek voor de werknemer in te richten of te laten checken door een deskundige. Voldoet de thuiswerkplek niet aan de Arbowetgeving dan kan de Inspectie SZW boetes opleggen die variëren tussen de € 430 en de € 13.500.

Voorkom uitval en stel een thuiswerkbeleid op
Naast aansprakelijkheid wegens het niet opvolgen van de verplichtingen uit de Arbowetgeving en het risico op een boete, wil je als werkgever (langdurig) ziekteverzuim voorkomen. Een zieke werknemer kost gemiddeld € 250 per dag. Preventief handelen verdient zichtzelf daardoor altijd terug. Vanwege een verhoogd risico op uitval bij thuiswerken onder bepaalde omstandigheden, is het als werkgever verstandig om een gedegen thuiswerkbeleid op te stellen. Voor de coronacrisis had ruim een op de vier werkgevers geen formeel thuiswerkbeleid, zo bleek uit onderzoek. Maar ook werkgevers die wel hadden nagedacht over thuiswerken, gaven aan dat het thuiswerkbeleid door de nieuwe realiteit moest worden aangepast. Hoe doe je dat?
Thuiswerkregeling
Als werkgever kun je vorm geven aan het thuiswerkbeleid door een thuiswerkregeling op te stellen. In een thuiswerkregeling kunnen de volgende zaken worden opgenomen:

• In welke functies (of functiegroepen) thuis kan worden gewerkt;

• aantal dagen dat er thuis gewerkt kan worden (bijvoorbeeld maximaal twee dagen per week of de helft van de werktijd om te voorkomen dat werknemers op al te grote afstand van hun werk komen te staan);

• bereikbaarheid/tijdstippen;

• werkplekinrichting door de werkgever, vergoeding;

• hoe de controle op de werkplek plaatsvindt, arbeidsomstandigheden;

• vergoedingen voor gebruik privé-uitrusting en –middelen;

• eventuele geheimhouding en beveiliging bedrijfsgegevens;

• eventuele aansprakelijkheid (computervirussen, beschadiging bedrijfsmiddelen, et cetera).

De thuiswerkregeling kan worden gepubliceerd op het intranet of opgenomen worden in een personeelsreglement/personeelshandboek.

Thuiswerkovereenkomst
Wanneer een werknemer gebruik wil maken van de regeling en de werkgever daarmee akkoord gaat, is het raadzaam om een individuele thuiswerkovereenkomst te sluiten. Daarin worden de richtlijnen uit de thuiswerkregeling geïndividualiseerd en een op een vastgelegd. Ook kun je hierin financiële afspraken maken over bijvoorbeeld een thuiswerk- en/of reiskostenvergoeding. Voor het laatste geldt dat vanaf 1 januari 2021 alleen daadwerkelijk gereisde kilometers nog onbelast mogen worden vergoed.

Checklist thuiswerkplek
Tot slot is het van belang om de werknemer een checklist toe te sturen waarin de werkgever de werknemer informeert over de Arboregels. Vervolgens verklaart de werknemer door ondertekening van de thuiswerkovereenkomst dat zijn thuiswerkplek aan de Arboregels voldoet. Op deze manier kun je als werkgever aantonen dat je aan je zorgplicht hebt voldaan.
Heeft u vragen over thuiswerken of wilt u een thuiswerkregeling, thuiswerkovereenkomst of checklist laten opstellen? Neem dan vrijblijvend contact op via info@meesterrecht.nl.

De risico’s

Aansprakelijkheid werkgever

Zorgplicht werkgever

Voorkom uitval en stel een thuiswerkbeleid op

Thuiswerkregeling

    Thuiswerkovereenkomst

    Checklist thuiswerkplek